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7 Fehler, die Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems vermeiden sollten

Ein CRM-System ist der Turbo für Ihr Unternehmen – zumindest, wenn Sie es richtig machen. Leider gibt es auf dem Weg zur perfekten Lösung einige Fallstricke, die Sie unbedingt vermeiden sollten. Wenn Sie jetzt denken, „Ach, das krieg ich schon hin“, dann bleiben Sie dran. Hier sind die 7 größten Fehler bei der CRM-Auswahl – und wie Sie sie vermeiden.

1. Unklare Zielsetzung und unzureichende Bedarfsanalyse

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen ein Auto, ohne zu wissen, ob Sie damit zur Arbeit pendeln, in den Urlaub fahren oder Rennen fahren wollen. Klingt absurd, oder? Genau das machen viele Unternehmen, wenn sie ein CRM-System auswählen, ohne klare Ziele und Anforderungen zu definieren.

Fragen Sie sich:

  • Wer soll mit dem System arbeiten?
  • Welche Prozesse sollen unterstützt werden?
  • Welche Pain Points soll das System lösen?

Ein CRM-System kann der Held Ihrer Vertriebsteams sein, aber nur, wenn Sie wissen, was Sie brauchen. Nehmen Sie sich die Zeit für eine Bedarfsanalyse – es lohnt sich!

2. Silodenken vermeiden

Ein CRM-System, das nur für sich allein steht, ist wie ein Handy ohne Internet – es kann ein paar Dinge, aber es nutzt nicht sein volles Potenzial. Ihr CRM sollte die zentrale Plattform für alle Kundendaten sein. Es muss mit Ihren bestehenden Tools wie ERP-System, E-Mail-Programm oder Analysetools nahtlos zusammenarbeiten. Sonst haben Sie am Ende nur ein weiteres Silo, das keiner so richtig nutzen kann.

Beispiel: Ihr Vertriebsteam möchte neben der Kontakthistorie eines Kunden auch aktive Verträge, bestehende Aufträge, unbezahlte Rechnungen einsehen, um optimal auf den Kundentermin vorbereitet zu sein. Wenn diese Daten in einem separaten System stecken, geht wertvolle Zeit verloren. Mit einer integrierten Plattform läuft das reibungslos.

3. Fehlende Zukunftsvision

Ein CRM-System ist keine Einweg-Lösung. Es muss heute passen und morgen noch besser sein. Denken Sie voraus:

  • Heute: Welche Probleme wollen Sie sofort lösen?
  • 1 Jahr: Wo wollen Sie in einem Jahr stehen? Mehr Leads, bessere Kundenbindung?
  • 3 Jahre: Welche Funktionen brauchen Sie langfristig? Internationalisierung? KI-gestützte Analysen?

Wenn Sie ein System wählen, das nicht mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, haben Sie in wenigen Jahren das nächste teure Problem.

4. Fokus auf den Preis statt auf den Wert

„Das ist aber teuer!“ Klar, ein gutes CRM-System kostet Geld. Aber es ist eine Investition – und zwar eine, die sich auszahlt. Denken Sie nicht nur an die Kosten, sondern auch an den Wert.

Ein Beispiel: Ein CRM-System hilft Ihren Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten. Weniger Zeit mit manuellen Aufgaben bedeutet mehr Zeit für Kunden. Und das führt zu besseren Ergebnissen. Rechnen Sie also nicht nur die Kosten, sondern auch die potenziellen Einsparungen und Umsatzsteigerungen. Wenn bei Ihnen auch nur 10 Mitarbeiter mit dem CRM-System arbeiten und dadurch um nur 10% effizienter werden, wäre das eine Einsparung von ca. 2.100 Arbeitsstunden pro Jahr. Was wäre Ihnen das Wert?

5. Große Anbieter für kleine Unternehmen ausschließen

„Wir sind zu klein für die Großen.“ Falsch! Große Anbieter sind nicht nur etwas für große Unternehmen. Sie bieten:

  • Sichere Rechenzentren: Ihre Daten sind gut aufgehoben.
  • Innovationen: Ständige Weiterentwicklungen halten Ihr System aktuell.
  • Globaler Support: Egal, wann und wo Sie Hilfe brauchen.

Kleine Anbieter können auf den ersten Blick attraktiv wirken, aber oft fehlt es an Ressourcen oder langfristiger Stabilität. Vertrauen Sie lieber bewährten Lösungen.

6. Die Technik in den Mittelpunkt stellen

Technik ist wichtig, klar. Aber ein CRM-System ist nur so gut wie seine Nutzer. Wenn Ihre Mitarbeiter das System nicht nutzen können oder wollen, ist es wertlos.

Wichtiger als technische Finessen sind:

  • Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche intuitiv?
  • Prozesse: Sind die Prozesse einfach und übersichtlich abgebildet?
  • Anpassbarkeit: Kann man sich als Benutzer selbst Ansichten, Diagramme und Dashboards erstellen?

Denken Sie an ein neues Smartphone: Es kann noch so viele Funktionen haben, wenn Sie nicht wissen, wie man es bedient, bleibt es ungenutzt in der Schublade.

Ein CRM-System ist kein Zauberstab. Es wird nicht alle Ihre Probleme lösen, und es macht aus schlechten Prozessen keine guten. Aber es kann Ihre guten Prozesse beschleunigen und Ihr Team effizienter machen.

Seien Sie realistisch:

  • Ein CRM-System schafft Transparenz. Probleme werden sichtbarer, aber das ist der erste Schritt, sie zu lösen.
  • Gute Prozesse und Teams profitieren enorm. Schlechte Strukturen? Die bleiben schlecht, es sei denn, Sie ändern sie.

Mit der richtigen Erwartungshaltung wird Ihr CRM-System ein echter Gamechanger.

Fazit

Die Auswahl eines CRM-Systems ist eine der wichtigsten Entscheidungen für Ihr Unternehmen. Mit klaren Zielen, einer durchdachten Strategie und realistischen Erwartungen können Sie den vollen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen.

Haben Sie noch Fragen? Oder möchten Sie Ihr perfektes CRM-System finden? Kontaktieren Sie mich gerne – gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf die Überholspur!

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