Produktive KI im Vertrieb – so entfalten ChatGPT & Power Automate ihr Potenzial
- Herbert Steindl
- Lesedauer: 5 Minuten
Künstliche Intelligenz ist in vielen Vertriebs- und Marketingteams längst angekommen. Die Realität sieht jedoch oft anders aus: Copilot-Lizenzen oder hochpreisige KI-Builder sind im Budget (noch) nicht vorgesehen, AI-Add-ons werden diskutiert, aber nicht eingeführt – während gleichzeitig der Druck steigt, mit weniger Aufwand mehr Pipeline zu erzeugen.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht warten, bis Copilot, Sales Insights und sämtliche Premium-Features lizenziert sind. Mit ChatGPT, Power Automate und gezielt eingesetzten ChatGPT-Actions lassen sich bereits heute leistungsfähige Vertriebsszenarien umsetzen – und zwar auf Basis Ihrer bestehenden Dynamics-365-Sales-Lizenzen und eines schlanken OpenAI-Abos.
Gerade im B2B-Umfeld ergeben sich dadurch spannende Möglichkeiten. Dynamics 365 Sales dient als zentrales CRM, Power Automate als Automatisierungsplattform (bereits in den Lizenzen enthalten) und ChatGPT übernimmt die Rolle des „Gehirns“, das mit all diesen Systemen kommuniziert – unabhängig davon, ob Microsoft Copilot im Einsatz ist oder nicht.
Warum überhaupt ChatGPT, wenn es doch Copilot gibt?
Copilot in Dynamics 365 Sales ist besonders stark bei Zusammenfassungen, der Vorbereitung von Meetings, E-Mail-Vorschlägen und aktuellen News zu Ihren Accounts. Leads, Opportunities und E-Mails werden übersichtlich zusammengefasst, Termine lassen sich schneller vorbereiten und relevante Unternehmensmeldungen erscheinen direkt im CRM.
Das entlastet Ihre Verkäufer spürbar. Gleichzeitig bewegt sich Copilot überwiegend innerhalb des Microsoft-Ökosystems: Dynamics 365, Outlook, Teams, SharePoint und Bing. Solange sich alle relevanten Daten dort befinden, ist das ideal. Sobald jedoch externe Systeme eingebunden werden sollen, stoßen viele Organisationen an Grenzen – oder müssen aufwendige Projekte in Copilot Studio umsetzen.
ChatGPT verfolgt einen anderen Ansatz. Über verschiedene technische Möglichkeiten lässt sich das Modell direkt mit Dynamics 365 Sales, Power Automate und beliebigen Drittsystemen verbinden – inklusive eigener Business-Logik und ohne Bindung an ein bestimmtes Lizenzmodell.
Der entscheidende Unterschied: Copilot unterstützt Sie innerhalb des CRMs. ChatGPT kann als externer, aber tief integrierter „Sales Agent“ agieren, der über Actions echte Aktionen ausführt – Datensätze anlegt, Flows startet oder Informationen aus Fremdsystemen abruft. Genau hier entstehen die Use Cases, die für viele unserer Kunden besonders interessant sind.
ChatGPT-Actions im Dynamics 365-Kontext, was steckt dahinter?
ChatGPT-Actions sind klar definierte Aufgaben, die die KI für Sie übernehmen darf. Sie legen einmal fest, welche Daten aus Dynamics 365 Sales genutzt werden dürfen und welche Aktionen erlaubt sind – zum Beispiel das Anlegen eines neuen Leads oder das Aktualisieren einer Opportunity. Power Automate sorgt im Hintergrund dafür, dass diese Aktionen zuverlässig und kontrolliert ausgeführt werden.
Zusätzlich lassen sich weitere Systeme oder auch eine Onlinerecherche anbinden. ChatGPT kann dadurch bei Bedarf Informationen abfragen oder Prozesse anstoßen. Für Ihre Anwender fühlt sich das am Ende wie ein einziger, intelligenter Assistent an:
„Erstelle mir aus der gewonnenen Opportunity bei der Müller GmbH ähnliche Leads in Österreich.“
ChatGPT übernimmt den Rest – mehrere Actions und Flows greifen dabei im Hintergrund ineinander.
Wichtig: All das funktioniert unabhängig davon, ob Copilot lizenziert ist. Sie nutzen Ihre bestehenden Dynamics-365-Sales- und Power-Automate-Lizenzen und beziehen ChatGPT über OpenAI oder einen Integrationspartner.
Use Case 1: Lookalike-Leads aus gewonnenen Deals, vollautomatisch, ohne Copilot
In jeder gewonnenen Opportunity steckt ein wertvolles Informationspaket: Branche, Unternehmensgröße, typische Herausforderungen, gelöste Pain Points und verkaufte Produkte. Im Alltag bleiben diese Erkenntnisse jedoch häufig im Kopf des Vertriebs oder in Freitextfeldern verborgen.
Mit Power Automate und ChatGPT entsteht daraus ein automatisierter Lookalike-Generator. Nach jedem gewonnenen Deal liest ein Flow die relevanten Account- und Opportunity-Daten aus Dynamics 365 Sales aus, reichert sie bei Bedarf über externe Datenquellen an und übergibt alles an ChatGPT. Das Modell erstellt daraus ein Ideal Customer Profile und entwickelt Suchstrategien zur Identifikation ähnlicher Unternehmen.
Anschließend werden potenzielle Zielunternehmen recherchiert, von ChatGPT bewertet und qualifizierte Firmen direkt als Leads in Dynamics 365 angelegt – inklusive Match-Score und Begründung. Für ein mittelständisches Team mit zwanzig gewonnenen Deals pro Monat lassen sich so schnell vierzig bis sechzig Stunden manueller Recherche einsparen.
Use Case: Mitbewerber Radar, Ihr unsichtbarer Frühwarnsensor
Vertriebsteams kennen das Szenario: Ein Kunde berichtet von einer aggressiven Wettbewerbsaktion oder einer überraschenden Preissenkung – und im Nachhinein wünscht man sich, man hätte es früher gewusst. Copilot kann aktuelle News anzeigen, wenn gezielt danach gefragt wird.
Ein Mitbewerber-Radar auf Basis von Power Automate und ChatGPT dreht dieses Prinzip um. In Dynamics 365 Sales pflegen Sie eine strukturierte Mitbewerberliste. Ein geplanter Flow durchsucht regelmäßig relevante Onlinequellen, übergibt die Ergebnisse an ChatGPT und lässt sie nach Relevanz bewerten.
Erkannte Marktbewegungen werden anschließend mit offenen Opportunities abgeglichen. Betroffene Vertriebschancen werden automatisch identifiziert, und Ihr Team erhält eine kompakte Zusammenfassung per E-Mail, in Teams oder direkt in der Opportunity. Schon wenige automatisierte Läufe pro Woche können mehrere Stunden Recherche sparen – und verschaffen Ihnen einen echten Informationsvorsprung.
Use Case 3: Passende Referenzen und Success Stories je Angebot auswählen
Referenzen sind ein starkes Verkaufsargument, werden im Alltag jedoch oft ineffizient genutzt. Entweder kommen immer die gleichen Beispiele zum Einsatz oder die Suche nach der passenden Success Story kostet unnötig Zeit.
Mit ChatGPT lässt sich dieser Prozess deutlich präzisieren. Alle Success Stories werden zentral mit strukturierten Metadaten abgelegt. Sobald eine Opportunity eine bestimmte Phase erreicht oder ein Angebot erstellt wird, übergibt ein Flow die relevanten Kundeninformationen an ChatGPT. Die KI schlägt gezielt ein bis drei passende Referenzen vor – inklusive kurzer Begründung.
Diese Empfehlungen landen direkt in der Opportunity und können sofort weiterverwendet werden. Der Vertrieb spart Zeit, und der Kunde erhält Referenzen, die wirklich zu seinem Umfeld passen.
Use Case 4: CRM-Datenbereinigung und Feldanreicherung im Hintergrund
Mit der Zeit sammeln sich in vielen Dynamics-Umgebungen unzählige Leads, Kontakte und Accounts mit lückenhaften oder inkonsistenten Angaben. Branchen fehlen, Firmen werden unterschiedlich geschrieben, frei formulierte Beschreibungen enthalten wertvolle Informationen, die nie in strukturierte Felder wandern. Das Ergebnis sind schlechte Segmentierungen und unzuverlässige Reports.
Ein Data-Hygiene-Flow mit ChatGPT setzt genau hier an. In regelmäßigen Läufen werden relevante Datensätze analysiert, Freitextfelder ausgewertet und fehlende Merkmale automatisch ergänzt. Die erkannten Informationen schreibt der Flow strukturiert in Dynamics 365 zurück oder macht Vorschläge zur Vereinheitlichung.
So verbessert sich die Qualität des gesamten Datenbestandes Schritt für Schritt, ohne dass jemand tausende Datensätze per Hand pflegen muss.
Fazit: Der große WIN für Sales und Marketing
Alle beschriebenen Szenarien haben eines gemeinsam: Sie entlasten den Vertrieb im Alltag spürbar. Recherche, Monitoring, Datenpflege und Referenzauswahl laufen weitgehend automatisiert. Ihre Teams gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt – den Kontakt mit Kunden und Interessenten.
Gleichzeitig steigen Qualität und Relevanz der Vertriebsaktivitäten. Leads werden gezielter identifiziert, Argumentationen greifen aktuelle Marktsignale auf und Angebote werden mit passenden Referenzen unterlegt. Das Ergebnis ist ein professionellerer, konsistenter Auftritt im Markt.
Und nicht zuletzt bleiben Sie flexibel: ChatGPT-Actions sind unabhängig von CRM-Versionen oder Release-Wellen. Sie können klein starten, Erfahrungen sammeln und Ihre KI-Szenarien schrittweise erweitern. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Copilot lizenzieren, ergänzen sich diese Welten ideal. Copilot unterstützt Ihre Nutzer direkt in der Oberfläche, während ChatGPT im Hintergrund die komplexeren, systemübergreifenden Aufgaben innerhalb von Flows übernimmt. So investieren Sie in eine Architektur, die heute schon Mehrwert liefert und morgen ohne Bruch weiterwachsen kann.
Über KI sprechen oder sie produktiv einsetzen?
Wenn Sie Dynamics 365 Sales oder Customer Insights bereits nutzen, verfügen Sie schon über die wichtigsten Bausteine: Dataverse, Power Automate und klare Vertriebsprozesse. Der nächste Schritt besteht darin, ein oder zwei Use Cases zu identifizieren, bei denen Sie mit ChatGPT-Actions und Automatisierung sofort Mehrwert schaffen, etwa den Lookalike-Generator für Ihre Top-Deals oder einen schlanken Competitor-Radar für Ihre Kernmärkte.
Genau dabei unterstützen wir Sie – von der Ideenfindung über die technische Umsetzung bis zur Schulung Ihrer Teams. damit ChatGPT nicht nur ein spannendes Tool bleibt, sondern zu einem echten Umsatzturbo für Ihr Unternehmen wird.
Melden Sie sich gern bei uns und lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie Sie KI in Ihrem Unternehmen produktiv und gewinnbringend einsetzen können – ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Und abschließend, wenn wir schon beim Thema KI-Nutzung im Business-Kontext sind, alle Bilder dieses Beitrags wurden von ChatGPT zu den jeweiligen Use Cases erstellt.
