Schluss mit „im Kreis verwalten“ – Wie Dynamics 365 Sales Ihnen die Arbeit erleichtert
- Herbert Steindl
- 12. November 2024
- Lesedauer: 5 Minuten
Jedes Unternehmen steht vor den gleichen Herausforderungen: Zeitaufwändige Prozesse, die sich immer wiederholen, ohne dass man wirklich vorankommt. Lange Genehmigungswege, doppelte Datensätze und unübersichtliche Excel-Listen sind nur einige Beispiele. All dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Microsoft Dynamics 365 Sales bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und das lästige „im Kreis verwalten“ endgültig zu beenden. Die Lösung? Maßgeschneiderte Prozesse, Automatisierung und effiziente Tools innerhalb eines modernen CRM-Systems (Kundenbeziehungsmanagement-System), die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
Das Problem: Verwaltung im Kreis!
In vielen Unternehmen laufen Prozesse immer wieder ins Leere. Komplexe Genehmigungen, manuelle Dateneingaben in Excel und veraltete Systeme, die kaum anpassbar sind, führen zu unnötigen Verzögerungen. Die Folge: Wertvolle Ressourcen werden verschwendet, die anderswo dringender gebraucht werden könnten. Dies hemmt nicht nur das Wachstum des Unternehmens, sondern beeinträchtigt auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, insbesondere in Vertrieb und Marketing.
Stellen Sie sich vor, Ihre Teams könnten sich voll auf das Verkaufen konzentrieren, ohne stundenlang Daten zu aktualisieren oder auf Genehmigungen zu warten. Microsoft Dynamics 365 Sales bietet genau diese Möglichkeit.
Schluss mit ineffizienten Excel-Listen: Ein Praxisbeispiel
In vielen Unternehmen ist Excel immer noch das tägliche Werkzeug, um Kundendaten zu verwalten. So nützlich es auch ist, Excel hat seine Grenzen. Die Pflege umfangreicher Listen, das manuelle Aktualisieren von Kundendaten, das Zusammenarbeiten mit anderen Abteilungen und der Austausch über E-Mail führen häufig zu Fehlern und Datenverlust. Die Folge: Missverständnisse, unnötige Verzögerungen und ineffiziente Arbeitsabläufe.
Use Case: Excel durch Dynamics 365 ersetzen
Stellen wir uns ein Team vor, das seine Kontaktdaten von Kunden, Lieferanten, oder Partnern bisher in einer großen Excel-Datei verwaltet. Jeder Mitarbeiter aktualisiert die Listen regelmäßig, trägt neue Informationen ein und versieht diese mit Notizen. Jeder schreibt beispielsweise Telefonnummern in einem anderen Format, oder pflegt seine Daten mehr oder weniger sauber. Die Datei wird per E-Mail an Kollegen weitergeleitet, die ihre Änderungen ebenfalls einpflegen. Dieses Vorgehen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch das Risiko von Datenverlusten und widersprüchlichen Informationen.
Mit Dynamics 365 wird dieser Prozess deutlich effizienter gestaltet. Statt mit einer statischen Excel-Datei zu arbeiten, nutzt das Team ein zentrales CRM-System. Hier werden alle Daten in Echtzeit erfasst und aktualisiert. So hat jeder Mitarbeiter sofort Zugriff auf die neuesten Informationen, ohne manuell Excel-Listen austauschen zu müssen. Zudem wird durch vordefinierte Eingabemasken sichergestellt, dass alle Daten standardisiert und korrekt erfasst werden. Änderungen werden erfasst und auch dokumentiert, wer diese Änderungen vorgenommen hat. So ist auch die Zeit von unnötigem Datenmüll bald vorbei.
Automatisierte Genehmigungsprozesse: Mehr Tempo, weniger Warten
Ein weiteres Hindernis in vielen Unternehmen sind langsame Genehmigungsprozesse. Ob Rabatte, Budgetfreigaben oder Angebotsgenehmigungen – viele Entscheidungen müssen von mehreren Abteilungen abgesegnet werden. Dies führt häufig zu Verzögerungen, da Anfragen manuell bearbeitet und über verschiedene Kanäle kommuniziert werden.
Use Case: Schnelle Angebotsfreigabe mit Dynamics 365
Stellen Sie sich vor, ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein maßgeschneidertes Angebot für einen potenziellen Kunden. Bisher musste das Angebot über mehrere Instanzen zur Genehmigung geschickt werden, was den Prozess unnötig in die Länge zog. Mit Dynamics 365 Sales kann dieser Prozess nun automatisiert und beschleunigt werden. Das Angebot wird automatisch an die zuständige Person weitergeleitet, die es per Knopfdruck über Microsoft Teams genehmigen kann. Dadurch entfällt das Hin- und Herschicken von E-Mails und das ständige Nachhaken.
Die Integration von Microsoft Teams ermöglicht es zudem, Genehmigungen direkt im Chat zu verwalten. Benachrichtigungen informieren die Beteiligten über den Fortschritt, was die Zusammenarbeit deutlich erleichtert.
Wenn Sie mehr über Genehmigungen in Dynamics 365 Sales erfahren möchten, lesen Sie meinen Blogbeitrag: Genehmigungen in Dynamics 365 – effiziente und reibungslose Prozesse – Creakom Group
Präzise Daten durch Duplikaterkennung
Ein häufiger Stolperstein in vielen Unternehmen sind ungenaue Daten. Doppelte Datensätze führen zu Verwirrungen und Fehlentscheidungen. Manuelle Bereinigungen sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Genau hier greift die Duplikaterkennung in Dynamics 365 Sales.
Use Case: Effiziente Datenbereinigung mit Duplikaterkennung
Ihr Vertriebsteam verwaltet Tausende von Kontakten in der CRM-Datenbank. Doppelte Einträge führen nicht nur zu ineffizienten Arbeitsabläufen, sondern können auch das Kundenerlebnis negativ beeinflussen. Dynamics 365 Sales bietet eine integrierte Funktion zur Duplikaterkennung, die automatisch doppelte Datensätze identifiziert und zusammenführt.
Dank der automatisierten Datenbereinigung bleibt Ihre Datenbank stets aktuell und korrekt. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter, sondern sorgt auch dafür, dass wichtige Entscheidungen auf der Basis präziser Daten getroffen werden können.
Genaueres über die Funktion der Duplikaterkennung können Sie in diesem Blogbeitrag nachlesen: Duplikaterkennung in Dynamics 365 Sales – Präzise Daten für effiziente Verkaufsprozesse
KI-gestützte Lead-Qualifizierung: Mehr Effizienz, weniger Aufwand
Leads zu qualifizieren ist eine der wichtigsten Aufgaben im Vertrieb, aber auch eine der zeitaufwändigsten. Oft geht viel Zeit verloren, weil unqualifizierte Leads verfolgt werden. Mit der KI-gestützten Lead-Qualifizierung in Dynamics 365 Sales gehört dieses Problem der Vergangenheit an.
Use Case: Automatisierte Lead-Qualifizierung
Dynamics 365 Sales bietet Ihnen die Möglichkeit, Lead-Scoring-Modelle zu implementieren, die auf dem Verhalten Ihrer Kunden basieren. Dies hilft Ihrem Vertriebsteam, die vielversprechendsten Leads zu identifizieren und ihre Ressourcen gezielt einzusetzen. So können Leads automatisch priorisiert und an die passenden Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden.
Das Ergebnis? Ihr Team konzentriert sich auf die besten Chancen und erhöht damit die Conversion-Rate (Abschlussrate), ohne wertvolle Zeit mit unqualifizierten Leads zu verschwenden.
Mehr über die Vorteile des Lead-Scorings erfahren Sie in diesem Blogbeitrag: Lead Scoring im Real-Time-Marketing – Stärken Sie Ihre Kundenbeziehungen mit zielgerichteten Angeboten
Fazit: Weg vom Verwaltungs-Kreisverkehr, hin zu effizientem Management
Microsoft Dynamics 365 Sales bietet Ihnen die Werkzeuge, um das „im Kreis verwalten“ zu beenden und Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Automatisierte Genehmigungen, präzise Daten durch Duplikaterkennung, KI-gestützte Lead-Qualifizierung und die Ablösung von fehleranfälligen Excel-Listen sorgen dafür, dass Ihr Team effizienter arbeiten kann und mehr Zeit für das Wesentliche hat: den Vertrieb.
Mit Dynamics 365 Sales gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, Ihre Prozesse an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Schluss mit endlosem Verwalten – die Zukunft gehört den effizienten Prozessen.
Meine Kollegen und ich beraten Sie hier gern, einfach gleich einen von uns kontaktieren und auch in Ihrem Unternehmen lästige und zeitfressende Prozesse in eine effiziente schlanke Verwaltung verwandeln.
