Events in Dynamics 365 Customer Insights – Planen, Organisieren und Durchführen mit nur wenigen Klicks
- Alexa Fessler
- 25. Mai 2024
- Lesedauer: 5 Minuten
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Veranstaltungen effizient zu planen und durchzuführen. Oftmals fehlt es an einer zentralen Plattform, die alle Aspekte der Eventorganisation abdeckt – von der Teilnehmerverwaltung über die Ressourcenplanung bis hin zur Kommunikation und Erfolgskontrolle.
Hier bietet das Eventplanning-Tool von Microsoft Dynamics 365 Customer Insights die optimale Lösung. Mit seiner zentralen Verwaltung aller Aktivitäten rund um ein Event ermöglicht es Ihnen, umfangreiche Projekte wie Messeauftritte mit eingeladenen Speakern und Teilnehmern erfolgreich zu organisieren. Zudem können Sie auch kleinere Veranstaltungen wie Webinare über das Eventmodul planen und durchführen.
Das Tool bietet folgende Funktionen:
- Zentrale Verwaltung: Alle relevanten Informationen zu einem Ereignis werden an einem Ort gespeichert. Dies umfasst Details zu Teilnehmern, Zeitplänen, Ressourcen und Kommunikation.
- Ressourcenoptimierung: Durch die effiziente Zuweisung von Ressourcen können Sie den Aufwand minimieren und dennoch ein qualitativ hochwertiges Ereignis organisieren.
- Hybride Veranstaltungen: Das Tool unterstützt sowohl Vor-Ort- als auch Online-Veranstaltungen. Sie können problemlos zwischen den beiden Modi wechseln und die Teilnehmer nahtlos einbinden.
- Kommunikation: Die integrierte Kommunikationsfunktion ermöglicht es, mit Speakern, Teilnehmern und anderen Beteiligten zu interagieren. Dies erleichtert die Koordination und Informationsweitergabe.
- Berichterstattung und Analyse: Sie erhalten Einblicke in den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Welche Sessions waren beliebt? Wie effizient war die Ressourcennutzung? Diese Daten helfen bei der kontinuierlichen Verbesserung.
Insgesamt bietet das Ereignisplanungstool von Dynamics 365 Customer Insights eine umfassende Lösung für die effiziente Organisation von Veranstaltungen. Es spart Zeit, minimiert den Aufwand und ermöglicht es Ihnen, sich auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu konzentrieren.
Event - einladung
Mit Dynamics 365 Customer Insights können Sie den Versand von Einladungen bzw. die Registrierung für das Event an eine bestimmte Zielgruppe per E-Mail schicken oder einfach über einen Link auf Ihrer Website der Öffentlichkeit zugänglich machen. Die Ereignis-E-Mail kann in Customer Insights Real-Time-Marketing personalisiert erstellt und für bestimmte Zielgruppen als Template gespeichert werden. Diese schicken Sie mit detaillierten Informationen, wie Uhrzeit, Standnummer und Vortragsinhalten, an Ihre Zielgruppe. In einer Journey automatisiert können Sie das Versanddatum der E-Mail terminieren, damit diese automatisch zum gewünschten Zeitpunkt ausgeschickt wird.
Event - registrierung
Nach dem Versand der Ereigniseinladung können sich die von Ihnen ausgewählten Zielgruppen durch den Klick auf einen Formular Link zum Ereignis anmelden. Dabei können Sie festlegen welche Informationen Sie von den Teilnehmern übermittelt bekommen möchten. Erstellen Sie individuell Felder bzw. Fragen im Anmeldeformular. Diese werden nach Absenden in Ihren CRM – Marketingdaten gespeichert. Die Informationen sind direkt am Kontakt sichtbar und ermöglichen Ihnen Ihre Zielgruppen weiterführend noch konkreter zu bestimmen.
Event - Planung
Zudem können Sie das gewünschte Ereignis im Bereich Ereignisplanung erstellen. Damit enthält Dynamics 365 Customer Insights ein eigenes Modul, in dem Ereignisse erstellt und Registrierungen, sowie Check-Ins von Teilnehmern gespeichert werden. Durch diese gespeicherten Informationen zu Ihren Veranstaltungen können Sie nicht nur unterschiedliche Zielgruppen zu unterschiedlichen Ereignissen ganz einfach verwalten, sondern auch im Nachgang an eine Veranstaltung unterschiedliche Mailings an die jeweiligen Teilnehmer senden.
Nachdem Sie den Schalter Möchten Sie dieses Ereignis streamen auf Ja umgelegt haben, stehen Ihnen drei Streaming-Optionen zur Verfügung: Teams Webinar, Teams Meeting und Teams Live-Ereignis.
1. Teams-Webinar:
Verwenden Sie Teams-Webinare, um Online-Präsentationen zu erstellen. Ein oder mehrere Moderatoren können Inhalte, Video und Audio gemeinsam nutzen. Teilnehmer können den Inhalt anzeigen und optional mit den Referenten interagieren. Die Zielgruppe beteiligt sich durch Reaktionen, Beiträge im Chat oder die Beantwortung von Umfragen. Die Teilnehmer können keine eigenen Audios, Videos oder Inhalte teilen.
Webinare eignen sich für Keynotes auf Konferenzen oder Meetings, bei denen einige wenige Redner vor einer großen Zielgruppe sprechen. Webinare können bis zu 1.000 Teilnehmer unterstützen. Um Teams Webinare zu aktivieren, muss der Teams Mandant-Administrator die unten aufgeführten Richtlinien festlegen. Diese Einstellungen stellen sicher, dass sich jeder, auch anonyme Benutzer, für Webinare anmelden können.
Die Webinar-Standardeinstellungen sind so konfiguriert, dass sie den Teilnehmern und Moderatoren die beste Erfahrung bieten. Sie können diese Einstellungen jedoch problemlos von Ihrem Customer Insights – Journeys-Ereignis aus anpassen. Um die Standardeinstellungen zu ändern, stellen Sie Besprechungsoptionen ändern auf Ja um. Hier sehen Sie die Webinar Einstellungen, die Sie für jedes Ereignis einzeln festlegen können.
2. Teams-Besprechungen (Meeting):
Mit der Option Teams-Besprechungen können Sie eine interaktive Online-Besprechungserfahrung erstellen, in der alle Teilnehmer Audio, Video oder Inhalte gemeinsam nutzen können. Nachdem Sie Teams-Besprechungen als Streaming-Anbieter für Ihr Ereignis ausgewählt haben, können Sie die Besprechungsoptionen in Customer Insights – Journeys anzeigen und bearbeiten, genau wie bei einem Webinar.
3. Teams-Live Ereignis:
Mit Microsoft Teams-Liveereignissen können Benutzer in Ihrer Organisation Video- und Besprechungsinhalte für ein großes Onlinepublikum übertragen.
Microsoft 365-Liveereignisse eröffnen eine neue Dimension für Livevideostreaming. Mit Liveereignissen wird eine nachhaltige und umfassende Kommunikation und Bindung mit den Teilnehmern gefördert, die weit über den Zeitpunkt des eigentlichen Events hinausgeht. Mithilfe von Teams oder Viva Engage können Sie überall dort, wo sich Ihre Zielgruppe, Ihr Team oder Ihre Community befindet, ein Liveereignis erstellen.
Teams bietet Chat-basierte Zusammenarbeit, Anrufe, Besprechungen und Liveereignisse, sodass Sie das Publikum Ihrer Besprechungen vergrößern können. Teams-Liveereignisse sind eine Erweiterung von Teams-Besprechungen und ermöglichen den Benutzern, Video- und Besprechungsinhalte für ein großes Onlinepublikum zu übertragen. Liveereignisse sind für One-to-Many-Kommunikation gedacht, bei der der Gastgeber des Ereignisses die Interaktionen leitet und die Beteiligung des Publikums in erster Linie darin besteht, die vom Gastgeber geteilten Inhalte anzusehen. Die Teilnehmer können das Liveereignis oder das aufgezeichnete Ereignis in Viva Engage oder Teams ansehen und mit den Referenten über moderierte Q & A oder eine Viva Engage Unterhaltung interagieren.
Fazit
Nutzen Sie die unterschiedlichen Bereiche im „Eventplanning” in Dynamics 365, um nicht nur ein Ereignis, sondern auch den gesamten Prozess von Einladung über Speaker, Organisation, Raumbuchung und Registrierung der Teilnehmer zu koordinieren. Werten Sie zudem im Nachgang Daten zu Registrierung, No-Show und vielen weiteren KPI´s Ihres Events direkt in Dynamics aus und nutzen Sie diese für zukünftige Ereignisse.
Gerne stehe ich Ihnen als Consultant der Creakom Business Solution GmbH für die Weiterentwicklung Ihrer Customer Insights – Journeys Prozesse und den damit verbundenen Teilbereichen zur Verfügung. Ich freue mich über Ihre Kontaktaufnahme.
