Effiziente E-Rechnungsstellung in Dynamics 365 Sales – Optimierte Prozesse durch XRechnung und ZUGFeRD
- Herbert Steindl
- 27. November 2024
- Lesedauer: 5 Minuten
Die elektronische Rechnungsstellung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen: Wie lassen sich gesetzliche Vorgaben einhalten, ohne zusätzliche Zeit- und Ressourcenaufwände? Besonders Firmen, die mit öffentlichen Auftraggebern oder internationalen Geschäftspartnern zusammenarbeiten, sehen sich häufig mit komplexen Anforderungen konfrontiert. Die XRechnung und das ZUGFeRD-Format sind dabei zentrale Standards für gesetzeskonforme und effiziente E-Rechnungsprozesse. Genau hier setzt unsere AddOn-Lösung (Add-on ist eine Software-Erweiterung) DocumentsCorePack an: Sie bringt die E-Rechnungsformate direkt in Ihr CRM-System – automatisiert, rechtskonform und passgenau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
XRechnung und ZUGFeRD – E-Rechnungen für den öffentlichen und privaten Sektor
Beide Formate sind EU-weit standardisiert und gewährleisten die gesetzliche Konformität und Kompatibilität im B2G- und B2B-Bereich:
- XRechnung: Ein XML-basiertes, maschinenlesbares Format, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland ist es seit 2020 für Rechnungen an den öffentlichen Sektor verpflichtend und wird ab 2025 auch für B2B-Anwendungen vorausgesetzt.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Struktur kombiniert und so die maschinelle sowie die menschliche Lesbarkeit gewährleistet. Es ist besonders für Rechnungen an Unternehmen geeignet und bietet Flexibilität im internationalen Einsatz.
Die Herausforderungen für Dynamics 365 Sales Nutzer
Für Dynamics 365-Nutzer stellt die E-Rechnung oft eine Herausforderung dar, da sie bisher nicht im Microsoft CRM integriert ist. Unternehmen stehen vor drei zentralen Anforderungen:
- Rechtliche Konformität und Compliance: Um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format bereitstellen können.
- Effiziente, medienbruchfreie Prozesse: Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse manuell oder über externe Systeme abwickeln, riskieren zeitaufwendige Prozessbrüche und eine höhere Fehleranfälligkeit. Ein automatisierter Workflow direkt in Dynamics 365 Sales ist hier die ideale Lösung.
- Automatisierung und Flexibilität in der Formatwahl: Unterschiedliche Kunden haben verschiedene Anforderungen an die Formatierung der Rechnungen. Die Integration einer flexiblen und automatisierten E-Rechnungslösung ermöglicht es, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD bedarfsgerecht und rechtskonform zu erstellen.
DocumentsCorePack – Die Lösung für Dynamics 365 Sales
Mit der neuen Funktionalität von DocumentsCorePack bietet Creakom Business Solutions eine leistungsstarke Erweiterung für Dynamics 365 Sales, die alle Herausforderungen der E-Rechnungsstellung abdeckt. Diese Lösung unseres Partners ermöglicht es, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt im CRM zu erstellen, ohne zusätzliche Softwarelösungen.
Vorteile von DocumentsCorePack für die E-Rechnung
- Nahtlose Integration in Dynamics 365 Sales: Die E-Rechnungen lassen sich direkt im CRM erstellen, bearbeiten und versenden, was den Prozess beschleunigt und manuelle Schritte vermeidet.
- Automatisierte Prozesse für Zeit- und Ressourceneffizienz: Die Lösung automatisiert wiederkehrende Rechnungsprozesse und reduziert Fehlerquellen durch manuelle Eingaben. Alle relevanten Daten werden direkt aus Dynamics 365 Sales übernommen.
- Flexibilität durch angepasste Vorlagen: Unternehmen können ihre eigenen Rechnungsvorlagen erstellen und bedarfsgerecht anpassen. DocumentsCorePack unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD, was eine optimale Flexibilität gewährleistet.
- Gesetzeskonforme Rechnungsstellung: Die Lösung gewährleistet, dass alle Anforderungen an die Formate XRechnung und ZUGFeRD eingehalten werden, sodass Unternehmen stets rechtskonform arbeiten.
Der Prozess der E-Rechnungserstellung mit DocumentsCorePack
Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen mit DocumentsCorePack erfolgen in wenigen automatisierten Schritten, die nahtlos in Dynamics 365 Sales integriert sind:
Installation und Einrichtung, Erstellung der Rechnungsvorlage
Unsererseits wird die vollständige Einrichtung des Dienstes in Ihrer Dynamics 365 Umgebung inklusive aller Anpassungen vorgenommen. Anschließend erstellen meine Kollegen und ich Ihnen benutzerdefinierte Vorlagen für XRechnung und ZUGFeRD. Diese Vorlagen werden an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst.
Prozessablauf für den User
- Datenübernahme aus Dynamics 365 Sales:
Alle relevanten Informationen wie Kundendaten, Produktinformationen und Preise werden aus dem CRM-System automatisch in die Vorlage integriert. Dieser Schritt gewährleistet aktuelle und fehlerfreie Rechnungsdaten.
2. Automatisierte Dokumentenerstellung:
Auf Basis der Vorlage und der CRM-Daten wird die Rechnung automatisch im gewünschten Format generiert. XRechnungen werden als XML-Dateien erstellt, während ZUGFeRD-Rechnungen als PDF/A-3-Dateien mit eingebetteter XML-Struktur bereitgestellt werden.
3. Direkter Versand und Archivierung:
Die erstellten E-Rechnungen können direkt aus Dynamics 365 Sales per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Eine automatische Archivierung im System ermöglicht eine sichere Aufbewahrung und Nachverfolgung.
Fertiges Ergebnis – Rechnung im erforderlichen Format
Die nun erhaltene Datei enthält bereits alle Komponenten:
- Maschinenlesbare XML-Datei
- Menschenlesbare PDF-Datei
Praxisbeispiel: Ein Dynamics 365 Sales Nutzer im Einsatz
Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen, das Dynamics 365 Sales für das Kunden- und Vertriebsmanagement nutzt, hat sich für DocumentsCorePack entschieden, um seine Rechnungsstellung zu optimieren. Vorher mussten Rechnungen manuell erstellt und formatiert werden, was zeitaufwändig und fehleranfällig war.
Mit DocumentsCorePack kann das Unternehmen nun alle Rechnungen direkt im CRM erstellen und sowohl XRechnungen für öffentliche Auftraggeber als auch ZUGFeRD-Rechnungen für andere Geschäftspartner bereitstellen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und gewährleistet, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Der gesamte Prozess läuft automatisiert ab und ermöglicht dem Vertriebsteam, sich vollständig auf die Kundenbeziehungen zu konzentrieren, während die Rechnungen im Hintergrund effizient generiert und versendet werden.
Fazit
Die Integration der E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD in Dynamics 365 Sales eröffnet Ihrem Unternehmen eine zukunftssichere und effiziente Lösung zur gesetzeskonformen Rechnungsstellung. DocumentsCorePack stellt sicher, dass Sie sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllen als auch Ihre internen Prozesse optimieren. Unternehmen, die auf Dynamics 365 Sales setzen, profitieren von einer nahtlosen und automatisierten Lösung, die medienbruchfreie Abläufe ermöglicht und sich flexibel an die Anforderungen des B2B- und B2G-Bereichs anpasst.
Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Möglichkeiten der E-Rechnungsstellung mit DocumentsCorePack in Dynamics 365 Sales zu erfahren. Gemeinsam finden wir die passende Lösung, um Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten und Ihre Effizienz zu maximieren.
