Kundendaten clever verwalten mit Microsoft Dynamics 365 – Formulare und das neue Form Capture
- Alexa Fessler
- 16. Dezember 2024
- Lesedauer: 5 Minuten
Die effiziente Verwaltung von Kundendaten ist für viele Unternehmen eine Herausforderung: Datenlücken, unvollständige Informationen oder aufwendige manuelle Erfassungsprozesse bremsen nicht nur Ihre Marketing- und Vertriebsstrategien, sondern gefährden auch langfristige Wettbewerbsvorteile. In der heutigen Geschäftswelt sind qualifizierte und konsistente Daten potenzieller und bestehender Kunden von entscheidender Bedeutung. Sie bieten nicht nur wertvolle Einblicke, sondern verschaffen Unternehmen auch die Basis, um Marketingstrategien gezielt auszurichten und Kundenbeziehungen nachhaltig zu stärken.
Doch was tun, wenn Standardformulare an ihre Grenzen stoßen? Haben Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung von Formularen mit komplexen Logiken, wie dem Ein- oder Ausblenden von Feldern basierend auf bestimmten Eingaben? Oder finden Sie die Anpassungsmöglichkeiten im Formular-Designer von Dynamics 365 begrenzt, vor allem bei Design und Abständen?
Microsoft Dynamics 365 bietet mit seinen Formularen und der neuen Form Capture-Funktion eine leistungsstarke Lösung. Dabei stehen Ihnen zwei Arten von Formularen zur Verfügung:
- Marketingformulare: Ideal, um potenzielle Kunden zu gewinnen – sei es durch Newsletter-Anmeldungen, die Vereinbarung von Beratungsterminen oder Anmeldungen für Infomaterial.
- Registrierungsformulare: Perfekt geeignet, um bestehende Kunden für Veranstaltungen zu registrieren oder andere spezifische Daten zu erfassen.
Beispiele aus der Praxis
1. Marketingformular
Newsletter-Anmeldung:
Ein einfaches, aber effektives Newsletter-Formular sollte so wenige Felder wie möglich enthalten, um die Anmeldehürde gering zu halten. Essenziell sind Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse, ergänzt durch eine optionale Anrede (Herr/Frau). Das Formular wird in Dynamics 365 Customer Insights – Journeys erstellt, wo auch die Datenübertragung über eine Checkbox gesteuert wird. Diese Checkbox löst beim Versand des Formulars automatisch einen Double-Opt-in-Prozess aus. Nach Integration eines Sende-Buttons ist das Formular bereit zur Veröffentlichung.
Beratungstermin:
Für eine unverbindliche Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen können Sie neben den grundlegenden Kontaktinformationen auch zusätzliche Felder in das Formular einfügen. Besonders interessant sind dabei Felder wie „Ihre Anfrage“, die als Freitextfeld oder als „Choicefeld“ mit verschiedenen Interessensgebieten gestaltet werden können. Um noch mehr relevante Kundendaten zu sammeln und den Kunden gezielt und automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten, können auch Informationen wie „Land“, „Branche“, „Position“ und gegebenenfalls das „Unternehmen“ des potenziellen Kunden im Voraus abgefragt werden.
2. Registrierungsformular
Event-Anmeldung:
Für die Anmeldung zu Veranstaltungen – ob online oder offline – werden Registrierungsformulare eingesetzt. Diese können in Dynamics 365 Customer Insights – Journeys erstellt und direkt in Veranstaltungen hinterlegt werden. Die Verbreitung erfolgt unkompliziert über Ihre Website oder als Link in einer E-Mail. Die verwendeten Felder können individuell angepasst werden, um alle relevanten Informationen zu erfassen.
Beide Formulartypen erlauben eine konsistente Speicherung der Kundeninformationen in Dynamics 365 und bieten die Grundlage für gezielte Marketingaktivitäten. Doch der Standard-Formulardesigner stößt bei komplexen Anforderungen, wie Feldlogiken oder Design, schnell an seine Grenzen.
Mit diesen Formularen können Sie zu allen Ihren Marketingaktivitäten Kundenanmeldungen und Kundeninformationen konsistent in Ihrem CRM speichern. Zusätzlich kann das Design der unterschiedlichen Formulartypen im Formulardesigner angepasst werden. Jedoch sind der individuellen Formausgestaltung und in Bezug auf Pflichtfelder Grenzen gesetzt.
Hierzu gibt es eine Neuerung aus der Release Wave 2, 2024 von Microsoft: Dabei handelt es sich um das Tool “Form Capture”.
Form Capture – Flexibilität für Ihre Formulare
Mit der Formularerfassung können Sie Übermittlungen von bestehenden Formularen abrufen, die nicht mit dem Customer Insights – Journeys-Formular-Editor erstellt wurden. Diese Methode eignet sich besonders, wenn Ihr vorhandenes Formular:
- Daten an andere Systeme als Dynamics 365 sendet,
- oder komplexe Logiken enthält, die im Customer Insights – Journeys-Formular-Editor nicht einfach nachgebildet werden können.
Warum Form Capture?
Form Capture bietet Ihnen deutlich mehr Freiheit im Design Ihrer Formulare. Insbesondere bei der Nutzung von Plattformen wie WordPress oder Typo3 stehen Ihnen weitaus umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung als im Formular-Designer von Dynamics 365.
Vorteile auf einen Blick
- Komplexe Logiken: Erstellen Sie Logiken außerhalb von Dynamics 365.
- Mehrfachversand: Leiten Sie Daten gleichzeitig an mehrere Systeme weiter.
- Designfreiheit: Passen Sie Ihre Formulare flexibel an Ihre Wünsche an.
So aktivieren Sie Form Capture
- Einstellungen aktivieren: Aktivieren Sie die Funktion in den Einstellungen von Dynamics 365 Customer Insights – Journeys.
- Skript erstellen: Kopieren Sie das generierte Skript aus dem Bereich Formulare.
- Integration in Ihre Website: Betten Sie das Skript in Ihre Website ein.
Dabei ist Folgendes zu beachten:- Die IDs der Formularfelder Ihrer Website müssen in das Skript integriert werden.
- Die Domain Ihrer Website muss im Compliance Profile hinterlegt sein. Ohne diese Angabe erfolgt keine Datenübertragung in Dynamics 365.
Beispiel aus der Praxis
1.Komplexe Logiken
Sie möchten z. B. ein Formular erstellen, das je nachdem, ob eine Kundennummer vorhandener ist oder nicht weitere Felder ein- oder ausblendet. Diese Logik kann technisch von Dynamics 365 umgesetzt werden, jedoch nicht in Verbindung mit einem ausreichend ansprechenden Design. Dabei liegen die Einschränkungen primär auf den Abständen im Formular, wenn Felder ein oder ausgeblendet werden.
Fazit
Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys bietet mit seinen Formularen und dem neuen Tool Form Capture vielseitige Möglichkeiten, Kundendaten effizient zu erfassen und zu verwalten. Während Marketing- und Registrierungsformulare die gezielte Ansprache und Segmentierung Ihrer Zielgruppen ermöglichen, erweitert Form Capture die Funktionalitäten für komplexe, externe Formulare.
Mit diesen Tools steigern Sie die Qualität Ihrer Kundendaten, stärken Kundenbeziehungen und schaffen die Basis für erfolgreiche Marketing- und Vertriebsstrategien.
Wenn dieser Beitrag Ihr Interesse geweckt hat, stehe ich Ihnen als Consultant der Creakom Business Solution GmbH gerne zur Verfügung. Ich unterstütze Sie bei der Abstimmung der Formulare (intern und extern) und begleite Sie durch die Implementierung bis hin zur Übermittlung der Daten in Dynamics 365.
