Business Central Daten im Vertrieb mit virtuellen Tabellen – Creakom 2025 Release Wave 2
- Herbert Steindl
- Lesedauer: 5 Minuten
Kennen Sie die Situation? Ihr Vertrieb arbeitet konsequent in Dynamics 365 Sales, aber sobald es um offene Posten, Kreditlimits, Auftragsstatus oder Lagerbestände geht, beginnt das Hin- und Herspringen zwischen Systemen. Die entscheidenden Zahlen liegen in Business Central (im ERP-System) – also dort, wo Finanzbuchhaltung, Auftragsabwicklung und Lagerverwaltung tatsächlich stattfinden. Das kostet Tempo, Transparenz und am Ende oft auch Umsatz. Jede Verzögerung in der Informationskette erschwert es Ihrem Team, im Kundengespräch klar und verbindlich zu bleiben.
Mit dem neuen Sales Management Template unserer Release Wave 2 lösen wir genau dieses Problem:
Virtuelle Tabellen verbinden Dynamics 365 Sales und Business Central so, dass Ihr Vertrieb in EINEM System arbeitet – mit Live-Zugriff auf ERP-Daten. Ohne Datenfriedhöfe, ohne doppelte Pflege, ohne komplexe Schnittstellenprojekte.
Was virtuelle Tabellen in Dynamics 365 Sales leisten
Virtuelle Tabellen in Microsoft Dataverse – der Datenplattform hinter Dynamics 365 – sind Tabellen, deren Daten nicht in Dataverse gespeichert werden. Stattdessen definieren Sie nur die Struktur (Felder, Datentypen, Beziehungen) und verbinden diese mit einer externen Quelle – in diesem Fall Business Central.
Wenn jemand in Dynamics 365 Sales eine Ansicht öffnet oder ein Formular lädt, werden die Daten in diesem Moment live aus Business Central gelesen. Ihre Mitarbeitenden sehen eine Tabelle im CRM, technisch laufen im Hintergrund jedoch Abfragen gegen Ihr ERP-System.
Dataverse fungiert hier als „Dolmetscher“: Es nimmt die Anfrage aus Dynamics 365 Sales entgegen und übersetzt sie in einen Aufruf gegen Business Central – typischerweise über eine API. Eine API ist eine standardisierte Schnittstelle, über die zwei Anwendungen strukturiert miteinander sprechen, ohne dass sie Details der jeweils anderen kennen müssen.
Für Ihre Anwenderinnen und Anwender bleibt dieser Mechanismus unsichtbar. In der Oberfläche sehen sie:
- bekannte Tabellen im CRM
- normale Formulare mit Feldern
- vertraute Filter- und Suchfunktionen
Der einzige tatsächliche Unterschied: Hinter diesen Feldern stecken in Wahrheit Live-Daten aus Business Central.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie müssen kein eigenes Datenmodell für Rechnungen, Aufträge oder Lagerbestände im CRM aufbauen. Stattdessen nutzen Sie die Daten dort, wo sie ohnehin führend gepflegt werden – im ERP – und holen sie nur für Anzeige und Interaktion nach Dynamics 365 Sales.
Dynamics 365 Sales als Frontend – Business Central als Datensystem
Die Rollenverteilung zwischen den Systemen bleibt klar:
- Dynamics 365 Sales ist Ihr Frontend für alle Vertriebsprozesse. Hier steuern Sie Leads, Opportunities, Aktivitäten, Aufgaben, Forecasts und Vertriebsziele.
- Business Central bleibt das führende Datensystem für Finanzbuchhaltung, Debitoren, Aufträge, Rechnungen, Artikel und Lager.
Dazwischen steht Dataverse als neutrale Datenplattform. In Dataverse wird ein virtueller Datenanbieter für Business Central installiert – eine kleine Komponente, die genau weiß, wie Business-Central-Daten angesprochen und interpretiert werden müssen. Dieser Anbieter kommt über eine AppSource-Lösung in Ihre Umgebung. AppSource ist der offizielle Marktplatz von Microsoft für Business-Anwendungen und Erweiterungen.
Business Central stellt seine Daten über sogenannte API-Seiten bereit. Das sind spezielle Seitenobjekte, die Daten so zur Verfügung stellen, dass externe Systeme sie strukturiert abfragen können. Die Virtual-Table-Lösung liest diese API-Seiten aus und erzeugt einen Katalog aller möglichen Tabellen, die Sie in Dataverse verwenden können.
In diesem Katalog „Available Business Central tables“ entscheiden Sie anschließend, welche Tabellen tatsächlich als virtuelle Tabellen entstehen sollen. Sobald Sie eine Tabelle aktivieren, legt Dataverse die entsprechende Struktur an. Für Dynamics 365 Sales sieht diese Tabelle so aus, als würde sie in Dataverse gespeichert – faktisch wird aber jeder Zugriff live an Business Central durchgereicht.
So entsteht eine saubere, zukunftssichere Architektur:
CRM als Arbeitsoberfläche, ERP als Datenfundament, Dataverse als Brücke.
Praxisnahe Szenarien aus dem Vertriebsalltag
- Kreditlimits und offene Posten direkt im Opportunity-Formular
Stellen Sie sich eine Account Managerin vor, die bei einem langjährigen Bestandskunden ein größeres Folgeprojekt platzieren möchte. Die Opportunity liegt in Dynamics 365 Sales, alle Aktivitäten sind dokumentiert, das Angebot ist in Vorbereitung. Gleichzeitig gibt es noch offene Rechnungen, das Kreditlimit ist fast erreicht. Mit virtuellen Tabellen sieht die Account Managerin diese Informationen direkt im Opportunity- oder Account-Formular: Kreditlimit, offener Saldo, Anzahl überfälliger Posten – alles aus Business Central, aber eingebettet in Dynamics 365 Sales. Sie erkennt im Gespräch sofort, ob sie frei verhandeln kann oder ob eine Abstimmung mit dem Finance-Team notwendig ist.
- Teilaufträge und Rechnungsstatus jederzeit im Blick
Sie arbeiten mit langlaufenden Projekten, bei denen im Verlauf mehrere Teilaufträge entstehen. Die Opportunity im CRM bleibt der rote Faden, aber die tatsächlichen Aufträge und Rechnungen liegen in Business Central. Durch ein Unterraster, das alle zugehörigen ERP-Aufträge mit Status anzeigt, sieht Ihr Vertrieb sofort, welche Leistungen bereits abgerechnet sind, was noch offen ist und wie sich der realisierte Umsatz entwickelt. So können Sie aktiv steuern, statt reaktiv auf Rückfragen aus dem Controlling zu warten.
- Lagerbestände und Liefertermine live im Angebotsprozess
Im Angebotsprozess sind Lagerbestände und Liefertermine kritisch. Statt im Hintergrund ständig im ERP nachzusehen, integrieren Sie Felder für aktuelle Bestände und nächste lieferbare Woche direkt ins Angebotsformular von Dynamics 365 Sales. Die eigentlichen Angebotspositionen bleiben normale CRM-Produkte, die Bestands- und Termininformationen kommen jedoch aus einer Business-Central-Tabelle für Lagerbestände. Ihr Vertrieb kann im Gespräch frühzeitig Alternativen anbieten, wenn ein Artikel knapp wird, und gleichzeitig verbindliche Zusagen treffen.
4. Power Automate + virtuelle Tabellen = automatisierte Touchpoints
Da virtuelle Tabellen in Dataverse wie reguläre Tabellen behandelt werden, können sie als Datenquelle in Flows dienen. Ein Flow könnte regelmäßig alle
Debitoren auslesen, deren Kreditlimit überschritten ist, und in Dynamics 365 Sales automatisch Aufgaben für die zuständigen Account Manager erstellen.
Genauso denkbar ist ein Flow, der nach Abschluss einer Lieferung aus Business Central ein Nachfassgespräch oder eine Zufriedenheitsumfrage im CRM
einplant. Auf diese Weise werden ERP-Ereignisse zu konkreten Kundentouchpoints.
Virtuelle Tabellen vs. Synchronisation – was wofür?
Trotz aller Vorteile ersetzen virtuelle Tabellen die klassische Synchronisation zwischen Business Central und Dynamics 365 Sales nicht vollständig. Für Daten, die im CRM intensiv bearbeitet, historisiert und auch in anderen Anwendungen genutzt werden, bleibt eine physische Ablage in Dataverse sinnvoll.
Typische Beispiele sind Leads, Kontakte und Accounts. Diese Datensätze werden stark durch Vertriebsprozesse geprägt, entstehen häufig zuerst im CRM und müssen teilweise auch offline oder in externen Anwendungen zur Verfügung stehen. Hier hat sich eine saubere Synchronisation – etwa über die Standardintegration oder individuelle Mappings – bewährt.
Virtuelle Tabellen spielen ihre Stärken überall dort aus, wo der fachliche Kontext in Business Central liegt und das CRM vor allem lesend zugreift. Finanzkennzahlen, Belege, Lagerbestände und erweiterte Artikelinformationen gehören in diese Kategorie.
Ein verbreiteter Ansatz besteht darin, Kunden in beiden Systemen synchron zu halten und über eine eindeutige Kundennummer zu verknüpfen. Über diese Verknüpfung werden anschließend Belege aus Business Central virtuell an den jeweiligen Account in Dynamics 365 Sales „angehängt“. So entsteht eine einheitliche 360-Grad-Sicht, in der physisch gespeicherte Sales-Daten und virtuelle ERP-Daten zusammenlaufen.
Dynamics 365 Sales als Vertriebszentrale mit ERP-Tiefe
Virtuelle Tabellen machen Dynamics 365 Sales zu der Vertriebszentrale, die sich viele Unternehmen wünschen: eine Oberfläche für alle Vertriebsprozesse – mit der vollen Tiefe eines modernen ERP-Systems im Hintergrund. Ihr Team arbeitet wie gewohnt im CRM, steuert Opportunities, plant Aktivitäten und pflegt Beziehungen, hat aber gleichzeitig Zugriff auf reale Finanz- und Logistikdaten aus Business Central – in Echtzeit, ohne Synchronisationsstress und ohne Datenfriedhöfe.
Wenn Sie heute bereits eine Integration zwischen Dynamics 365 Sales und Business Central nutzen, lohnt sich ein genauer Blick darauf, welche Bereiche sich mit virtuellen Tabellen eleganter lösen lassen. Finanzinformationen, Belege oder Lagerdaten sind oft gute Kandidaten, um Synchronisationen zu entschlacken und Live-Daten ins CRM zu holen.
Wenn Sie erst am Beginn eines Projekts stehen, können Sie von Anfang an eine Architektur wählen, die beides kombiniert: Stammdaten werden dort synchronisiert, wo es fachlich Sinn ergibt, und alle weiteren ERP-Informationen fließen über virtuelle Tabellen in Dynamics 365 Sales ein.
Das Ergebnis ist, dass Ihr Vertrieb Entscheidungen auf Basis aktueller Daten trifft, im gewohnten System bleibt und Integrationsaufwand und Komplexität geringer gehalten werden. Dynamics 365 Sales wird damit zum zentralen Arbeitsplatz für alle, die mit Kundinnen und Kunden sprechen – mit Business Central als starkem Rückgrat im Hintergrund, sauber angebunden über virtuelle Tabellen.
Wie es jetzt weitergeht
Egal ob Sie bereits eine Integration zwischen CRM und ERP haben oder gerade am Anfang stehen – ein Blick auf virtuelle Tabellen lohnt sich immer.
Wir zeigen Ihnen gerne:
- wie Sie Synchronisation und Virtual Tables optimal kombinieren
- welche Tabellen sich besonders gut für virtuelle Nutzung eignen
- wie Sie Ihr Sales-Team sofort entlasten
Meine Kollegen und ich stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Buchen Sie ein unverbindliches Gespräch – gemeinsam finden wir den schnellsten Weg zu mehr Transparenz, Effizienz und Vertriebserfolg.
💡 Unser Tipp:
Sollten Sie sich auch für die neuesten Updates der anderen Themenbereiche interessieren, dann werfen Sie doch einen Blick in unser Highlight Video: Highlights Creakom 2025 Release Wave 2
Für noch mehr Details zu den neuen Features können Sie gerne unseren jeweiligen Blogbeitrag lesen:
- Customer Data Platform Template: Teil 1 – Dynamics 365 Customer Insights mit Fabric stärken – Creakom 2025 Release Wave 2
- Marketing Automation Template: Von Standard zu Erfolg: So nutzen Sie das Event-Template im neuen Dynamics 365 Eventportal – Creakom 2025 Release Wave 2
