Glückliche Mitarbeiter und gleichzeitig Kosten einsparen? Das geht mit Microsoft Desktop Flows!
- Herbert Steindl
- 31. Dezember 2023
- Lesedauer: 5 Minuten
In der Welt von Marketing und Sales ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Im Gegensatz zu normalen Flows in Microsoft Power Automate, die hervorragend für die Automatisierung von Cloud-basierten Aufgaben geeignet sind, bieten Desktop Flows eine revolutionäre Möglichkeit, Aufgaben direkt auf Ihrem Desktop zu automatisieren. Während normale Flows in der Cloud arbeiten und hauptsächlich mit Online-Diensten interagieren, nutzen Desktop Flows Ihre Desktop-Anwendungen, um Aufgaben zu erledigen.
Desktop Flows vs. Normale Flows
Desktop Flows sind besonders wertvoll, da sie repetitive und zeitintensive Aufgaben auf Ihrem Desktop automatisieren können. Sie ermöglichen Ihnen eine breite Palette von Prozessen, von einfachen Datenübertragungen bis hin zu komplexen Abläufen, zu automatisieren. Die Bedeutung dieser Technologie in unserem schnelllebigen Geschäftsumfeld ist enorm.
Neueste Entwicklungen und Integrationen
Die aktuellen Entwicklungen in Desktop Flows umfassen robuste Aufnahme-Funktionen, die es Benutzern ermöglichen, komplexe Desktop-Aufgaben zu automatisieren, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Eine erweiterte Integration mit gängigen Anwendungen wie Microsoft Excel oder Outlook ermöglicht eine reibungslose Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Zudem ist die Integration von KI-Technologien eine wichtige Entwicklung, die intelligentere Automatisierungen und datengetriebene Entscheidungen ermöglicht. Die verbesserte Cross-Plattform-Kompatibilität (funktioniert also für mehrere unterschiedliche Programme) sorgt für einen nahtlosen und effizienten Workflow, während benutzerfreundliche Schnittstellen und anpassbare Abläufe die Handhabung vereinfachen und erweitern.
Die Vorteile der Automatisierung in Ihrem Unternehmen
Die Vorteile von Desktop Flows für Ihr Unternehmen sind vielfältig. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben können Ihre Teams ihre Zeit und Energie auf strategischere und gewinnbringende Aktivitäten konzentrieren. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Produktivität, sondern auch zu einer Reduzierung von Fehlern und Inkonsistenzen, da automatisierte Prozesse das Risiko menschlicher Fehler verringern und für konsistentere Ergebnisse sorgen. Zudem können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden, da die Automatisierung zu einer effizienteren Ressourcennutzung führt. Nicht zu vergessen ist die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, da die Beseitigung eintöniger und repetitiver Aufgaben die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verbessern kann.
Beispiele gefällig? Einfache und praxisnahe Use Cases für Desktop Flows
Um Ihnen ein wenig die praktische Integration zu demonstrieren, hier zwei Anwendungsszenarien, wie praktisch Desktop Flows in der Praxis angewandt werden können und auch Ihren Betrieb damit deutlich effizienter machen. Der erste Use Case wird Ihnen einen kurzen Einblick in die Anwendung geben und in Use Case zwei erläutere ich die Herangehensweise bei der Planung ihres Desktop Flows näher.
Use Case 1: Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
In einem kleinen Buchhaltungsteam ist das tägliche Einlesen und Kategorisieren von Rechnungen eine zeitraubende Aufgabe. Ein Desktop Flow wird eingerichtet, um Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisch zu erfassen. Der Flow scannt die E-Mail-Anhänge, extrahiert relevante Daten, wie zum Beispiel Betrag, Datum und Lieferanteninformationen, und trägt diese Informationen in die Buchhaltungssoftware ein. Dies spart Zeit und verringert das Risiko manueller Fehler.
Use Case 2: Automatische Terminplanung für Kundendienst
In einem Kundendienstzentrum werden Termine manuell aus E-Mail-Anfragen geplant, was zu Verzögerungen und Fehlern führen kann. Ein Desktop Flow wird programmiert, um E-Mail-Anfragen zu scannen, die gewünschten Termindaten zu identifizieren und diese automatisch in den digitalen Kalender des Kundendienstteams einzutragen. Der Flow sendet dann eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden. Diese Automatisierung verbessert die Effizienz der Terminplanung und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Gedankliche Planungsschritte im Use Case 2: Automatische Terminplanung
- Überwachung des E-Mail-Postfachs: Der Flow ist darauf eingestellt, das E-Mail-Postfach des Kundendienstes kontinuierlich zu überwachen und neue Terminanfragen zu identifizieren.
- Extraktion von Termininformationen: Bei Eingang einer neuen E-Mail extrahiert der Flow relevante Informationen, wie den gewünschten Termin, den Namen des Kunden und spezifische Serviceanforderungen.
- Verfügbarkeitsprüfung: Der Flow greift auf den digitalen Kalender des Kundendienstteams zu und überprüft, ob der angefragte Termin verfügbar ist.
- Termin im Kalender eintragen: Bei Verfügbarkeit trägt der Flow den Termin in den Kalender ein, inklusive aller relevanten Kunden- und Servicedaten.
- Bestätigungs-E-Mail versenden: Nach der Terminplanung sendet der Flow automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden mit allen wichtigen Details.
- Team-Benachrichtigung: Optional kann der Flow das Kundendienstteam über den neuen Termin informieren.
Einsatz von Desktop Flows: Strategische Planung und Schulung
Um Desktop Flows effektiv zu nutzen, sollten zunächst die Prozesse in Ihrem Unternehmen identifiziert werden, die sich für eine Automatisierung eignen. Entwickeln Sie dann einen klaren Plan, wie Sie Desktop Flows einsetzen möchten, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Fähigkeiten haben, Desktop Flows effektiv zu nutzen.
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