Digitalisierung in Aktion – Wie automatisierte Rechnungsverarbeitung unser Unternehmen transformiert
- Herbert Steindl
- 10. Oktober 2023
- Lesedauer: 8 Minuten
Willkommen zu einer Reise durch die digitale Transformation bei Creakom Business Solutions GmbH, wo wir die Automatisierung von Geschäftsprozessen auf eine neue Ebene heben. Als CRM-Consultant und Teil des engagierten Teams von Creakom, freue ich mich, Sie in diesem Beitrag auf eine spannende Reise durch zwei unserer intern implementierten Prozesse zu nehmen, die gemeinsam agierend das Herzstück unserer Rechnungsverarbeitung bilden: den OCR-Flow und den Approval-Flow.
Durch die Vorstellung dieses konkreten Use Cases möchten wir Ihnen nicht nur einen Einblick in die technologischen Möglichkeiten geben, sondern auch zeigen, wie wir durch die Integration von OCR (Optical Character Recognition) und Approval-Prozessen in Microsoft Dynamics 365 die Rechnungsverarbeitung in unserem Unternehmen revolutioniert haben, um effizienter, schneller und fehlerfreier zu arbeiten. Es soll Ihnen als Beispiel dienen, wie auch Sie erhebliche Ressourcen durch Automatisierung sparen können.
Der OCR-Flow ist unser erster Schritt in Richtung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung. Er erkennt alle eingehenden Rechnungen und füttert die automatisch erkannten Informationen in neue Rechnungsdatensätze im Microsoft Dynamics 365 System. Dies eliminiert die Notwendigkeit für unsere Mitarbeiter, Daten manuell einzugeben, und ermöglicht es ihnen, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Der Approval-Flow tritt im Anschluss in Aktion und holt vollkommen automatisiert die nötigen Genehmigungen von Vorgesetzten ein, um die Rechnungsbezahlung durchführen zu dürfen. Diese Automatisierung stellt sicher, dass jede Rechnung den entsprechenden Genehmigungsprozess durchläuft, bevor sie bezahlt wird, und verbessert somit die Compliance und Kontrolle in unserem Rechnungsverarbeitungsprozess.
Hinweis: Haben sie bereits unseren Blogbeitrag, speziell zu Approvals gelesen? https://www.creakom.com/genehmigungen-in-dynamics-365/
In den folgenden Abschnitten dieses Beitrags werden wir die Prozesse aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Zunächst werden wir einen Überblick über die allgemeinen Vorteile und Funktionen dieser Prozesse geben, die gewiss für alle Ebenen von Interesse sind. Anschließend werden wir tiefer in die Prozessabläufe eintauchen, um beispielsweise Team-Leads ein klareres Verständnis der Mechanismen zu vermitteln, die diese Automatisierung ermöglichen. Schließlich werden wir eine detaillierte technische Analyse der Abläufe vornehmen, um CEOs und Entscheidungsträger, die sich ein umfassendes Bild von den konkreten Abläufen machen möchten, zu informieren und zu beraten.
Unsere Reise beginnt mit einem Überblick über die allgemeinen Informationen zu diesen beiden Prozessen und deren Vorteile. Also machen Sie es sich bequem, und begleiten Sie mich auf dieser aufschlussreichen Entdeckungsreise durch die Welt der automatisierten Rechnungsverarbeitung bei Creakom Business Solutions GmbH.
Die Prozesse und deren Vorteile
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist ein leuchtendes Beispiel dafür, wie Technologie die Art und Weise, wie wir Geschäfte tätigen, verändern kann. Insbesondere bietet diese Automatisierung eine Fülle von Vorteilen:
- Zeitersparnis:
Durch die Automatisierung der Datenerfassung und Genehmigung sparen unsere Teams wertvolle Zeit, die sie nun für strategisch wichtigere Aufgaben nutzen können. Der OCR-Flow nimmt ihnen die mühsame Aufgabe der manuellen Dateneingabe ab und ermöglicht eine sofortige Verarbeitung eingehender Rechnungen. Dies beschleunigt den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Genehmigung erheblich und ermöglicht es unseren Teams, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. - Datenqualität:
Die Genauigkeit und Konsistenz der Daten ist entscheidend für fundierte Geschäftsentscheidungen. Mit dem OCR-Flow und dem Approval-Flow stellen wir sicher, dass unsere Daten korrekt und aktuell sind. Der OCR-Flow minimiert die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Dateneingabe, während der Approval-Flow sicherstellt, dass jede Rechnung die richtigen Genehmigungsstufen durchläuft, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. - Transparenz und Nachverfolgbarkeit:
Diese Prozesse schaffen eine klare Sichtbarkeit über den Status und den Verlauf jeder Rechnung, was für die Budgetkontrolle und die Performance-Analyse unerlässlich ist. Jeder Schritt im Prozess ist dokumentiert und nachverfolgbar, was eine lückenlose Audit-Trail (Ereignisprotokollierung) gewährleistet und die Compliance-Anforderungen (unternehmensinterne Verfahrensregeln) erfüllt. - Schnellere Entscheidungsfindung:
Der Approval-Flow automatisiert den Genehmigungsprozess und stellt sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit informiert werden. Dies führt zu schnelleren Entscheidungen und ermöglicht es, Rechnungen zügig zu bearbeiten und zu bezahlen, was wiederum positive Auswirkungen auf die Beziehungen zu unseren Lieferanten hat. - Kostenersparnis:
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung reduziert nicht nur den manuellen Arbeitsaufwand enorm, sondern auch die damit verbundenen Kosten. Durch die effiziente Verwaltung des Genehmigungsprozesses und die Minimierung von Fehlern können wir Betriebskosten senken und Ressourcen effizienter nutzen. - Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit:
Indem wir repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, ermöglichen wir unseren Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere und erfüllendere Aufgaben zu konzentrieren. Dies trägt zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei, was wiederum die allgemeine Produktivität und Effizienz unseres Unternehmens steigert.
Die Implementierung des OCR-Flows und des Approval-Flows in Microsoft Dynamics 365 hat es uns ermöglicht, einen robusten und effizienten Prozess für die Rechnungsverarbeitung zu schaffen, der die unzähligen, bereits genannten Vorteile bietet. Diese Prozesse sind ein wesentlicher Bestandteil unserer digitalen Transformation und ein klares Beispiel dafür, wie wir bei Creakom Business Solutions GmbH innovative Technologien nutzen, um unsere Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren.
In den folgenden Abschnitten werden wir tiefer in die spezifischen Abläufe eintauchen und die technischen Aspekte dieser Prozesse beleuchten, die unser Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation bereits vorangebracht haben und auch noch weiter voranbringen werden. Begleiten Sie uns auf dieser spannenden Entdeckungsreise und erfahren Sie, wie die Kombination aus innovativer Technologie und kluger Prozessgestaltung die Landschaft der Rechnungsverarbeitung in unserem Unternehmen neugestaltet hat.
Detaillierte Prozessabläufe: Ein Blick hinter die Kulissen
Nun werden wir in die Mechanismen der beiden Flows eintauchen, die die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ermöglichen. Eine detaillierte Kenntnis dieser Abläufe wird Ihnen helfen, die Vorteile und die Effizienz einer solchen Automatisierung besser zu verstehen und zu schätzen.
DER OCR-FLOW: AUTOMATISIERTE DATENERFASSUNG
- Rechnungseingang:
Sobald eine Rechnung in unserem System eingeht, sei es per E-Mail oder als physisches Dokument, wird sie für den OCR-Flow vorbereitet. Physische Dokumente werden gescannt und in digitale Formate umgewandelt. Eingehende Mails an unsere spezielle Rechnungs-Emailadresse vollautomatisch bearbeitet. - Datenextraktion:
Der OCR-Flow beginnt mit der Extraktion von Daten aus der Rechnung. Unsere Microsoft OCR-Technologie identifiziert und extrahiert wichtige Informationen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendaten, Beträge und andere relevante Details mit hoher Präzision. - Datenvalidierung:
Nach der Extraktion werden die Daten validiert, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. Eventuelle Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen werden markiert und zur manuellen Überprüfung an das zuständige Team weitergeleitet. Die Anzahl der manuellen Eingriffe wurde bereits jetzt enorm reduziert und konzentriert sich nur noch auf die wenigen gebliebenen Ungereimtheiten. - Datenimport:
Nach der Validierung werden die extrahierten Daten automatisch in unser Microsoft Dynamics 365 System importiert und ein neuer Rechnungsdatensatz wird erstellt. - Benachrichtigung:
Nach erfolgreicher Erstellung des Rechnungsdatensatzes werden die zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt, dass eine neue Rechnung zur Überprüfung und Genehmigung vorliegt. Hier übernimmt dann bereits unser Approval-Flow.
- Genehmigungsanforderung:
Sobald der Rechnungsdatensatz erstellt ist, wird der Approval-Flow gestartet. Eine Genehmigungsanforderung wird automatisch an die entsprechenden Genehmiger gesendet, basierend auf vordefinierten Regeln wie Rechnungsbetrag und Abteilung. - Mehrfache Genehmigungsstufen:
Bei höheren Rechnungsbeträgen sind mehrstufige Genehmigungen erforderlich. Der Flow ist so konfiguriert, dass er mehrere Genehmigungsstufen unterstützt, wobei jede Stufe unterschiedliche Genehmiger und Genehmigungsregeln hat. Die Stufen sind dabei gänzlich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassbar. - Genehmigungsstatus-Tracking:
Der Status jeder Genehmigungsanforderung wird in Echtzeit verfolgt. Genehmiger können den Status einsehen und werden über ausstehende Genehmigungen informiert. - Benachrichtigungen und Erinnerungen:
Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass Genehmigungen zeitnah erfolgen und Verzögerungen minimiert werden. - Dokumentation und Audit-Trail:
Jede Aktion im Genehmigungsprozess wird dokumentiert, um einen vollständigen Audit-Trail zu gewährleisten. Dies erleichtert die Compliance-Überprüfung und bietet Transparenz über den gesamten Genehmigungsprozess. - Abschluss und Weiterleitung:
Nach Erhalt aller erforderlichen Genehmigungen wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben und an die Finanzabteilung weitergeleitet. Bis hierhin hat sich der manuelle Arbeitsaufwand durch automatisierte Abläufe um ein Vielfaches verringert.
Diese beiden Flows sind eng miteinander verknüpft und bilden die Grundlage für unsere automatisierte Rechnungsverarbeitung. Der OCR-Flow stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt und effizient erfasst werden, während der Approval-Flow den Genehmigungsprozess automatisiert und die Compliance sicherstellt. Die Integration in Microsoft Dynamics 365 ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen den beiden Flows und stellt sicher, dass alle Prozesse reibungslos und effizient ablaufen. Im nächsten Abschnitt werden wir noch tiefer in die technischen Aspekte dieser Prozesse eintauchen, um ein umfassendes Verständnis der zugrundeliegenden Technologien und ihrer Integration in Microsoft Dynamics 365 zu bieten.
Technische Tiefenanalyse: Unter der Haube der Automatisierung
Die technische Architektur und die Integration in Microsoft Dynamics 365 sind entscheidend für die Effizienz und die Leistungsfähigkeit unserer automatisierten Rechnungsverarbeitung.
- Datenextraktion:
Unser OCR-System nutzt fortschrittliche Bildverarbeitung und maschinelles Lernen, um Text aus den eingehenden Rechnungen zu extrahieren. Der OCR-Automatismus ist in der Lage, verschiedene Schriftarten und Formate zu erkennen, und ist auf die Erkennung von Schlüsselinformationen, wie Rechnungsnummern, Beträgen und Lieferantendaten trainiert. Der Automatismus verwendet Deep Learning-Algorithmen, um die Erkennungsgenauigkeit stetig zu verbessern und sich an neue Rechnungsformate anzupassen. - Datenvalidierung:
Nach der Extraktion wird ein automatisierter Validierungsprozess durchgeführt, um die Genauigkeit der erfassten Daten zu überprüfen. Dies umfasst die Überprüfung auf fehlende oder inkonsistente Daten sowie die Abgleichung mit vorhandenen Lieferantendaten in unserem System. Ein spezielles Regelwerk überprüft die Daten auf Plausibilität und Vollständigkeit, bevor sie für den nächsten Schritt freigegeben werden. - Integration mit Microsoft Dynamics 365:
Die validierten Daten werden dann über sichere API-Endpunkte (Schnittstellen) in Microsoft Dynamics 365 importiert. Ein neuer Rechnungsdatensatz wird erstellt und mit den extrahierten Daten gefüllt. Die Integration ist so gestaltet, dass sie nahtlos und in Echtzeit erfolgt, um Verzögerungen zu minimieren. - Benachrichtigungs- und Fehlerbehandlungssysteme:
Im Falle von Diskrepanzen oder fehlenden Informationen wird ein Benachrichtigungssystem aktiviert, das die zuständigen Mitarbeiter informiert und ihnen ermöglicht, die notwendigen Korrekturen vorzunehmen. Dieses System ist auch in der Lage, wiederkehrende Fehler zu identifizieren und zu melden, um eine kontinuierliche Verbesserung des OCR-Flows zu ermöglichen.
- Genehmigungsregel:
Der Approval-Flow wird durch einen flexiblen Genehmigungsregel-Ablauf gesteuert, welcher auf vordefinierten Geschäftsregeln basiert. Diese Regeln definieren, wer die Genehmiger für verschiedene Rechnungsbeträge und Abteilungen sind. Der Ablaufautomatismus ist in der Lage, komplexe Genehmigungslogiken zu verarbeiten und anzupassen, um den spezifischen Anforderungen unseres Unternehmens gerecht zu werden. - Mehrfache Genehmigungsstufen:
Bei Rechnungen, beispielsweise über 10.000 Euro, sind drei Genehmigungsstufen erforderlich. Jede Stufe hat unterschiedliche Genehmiger und Genehmigungsregeln. Die Genehmiger werden automatisch basierend auf den in Microsoft Dynamics 365 definierten Rollen und Verantwortlichkeiten identifiziert. Die Genehmigungsprozesse sind so konfiguriert, dass sie eine klare Hierarchie und Verantwortlichkeitsstruktur widerspiegeln, um die Compliance zu gewährleisten. - Echtzeit-Tracking und Benachrichtigungen:
Der Genehmigungsstatus jeder Rechnung wird in Echtzeit verfolgt. Benachrichtigungen und Erinnerungen werden automatisch an die Genehmiger gesendet, um sicherzustellen, dass die Genehmigungen zeitnah erfolgen. Das System bietet auch ein Dashboard für eine visuelle Darstellung des Genehmigungsfortschritts. - Dokumentation und Audit-Trail:
Alle Genehmigungsaktionen und -entscheidungen werden in Microsoft Dynamics 365 dokumentiert, um einen vollständigen Audit-Trail zu gewährleisten. Dies erleichtert die Compliance-Überprüfung und bietet eine klare Transparenz über den gesamten Genehmigungsprozess. - Integration mit Microsoft Dynamics 365:
Der Approval-Flow ist nahtlos in Microsoft Dynamics 365 integriert, was eine effiziente Datenverwaltung und -zugriff ermöglicht. Nach Erhalt aller erforderlichen Genehmigungen wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben und an die Finanzabteilung weitergeleitet.
Die technische Tiefe und die Integration der beiden Flows in Microsoft Dynamics 365 sind ein Beweis für die robuste und flexible Architektur, welche die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bei Creakom Business Solutions GmbH ermöglicht. Diese technische Analyse soll Ihnen ein umfassendes Verständnis der zugrundeliegenden Mechanismen und Technologien vermitteln, die die Effizienz und die Kontrolle über unsere Rechnungsverarbeitungsprozesse gewährleisten. Falls auch Sie nun den umfangreichen Nutzen dieser Automatismen für Ihr Unternehmen erkannt haben, melden Sie sich gerne noch heute bei mir. Gemeinsam werden wir auch in Ihrem Betrieb Kosten und Aufwand für diese Prozesse einsparen.
